Corporate Respons­ibility

Compliance Organisation der VIG

Compliance Organisation in der Vienna Insurance Group

Ziele und Aufbau der Compliance Organisation

Das Ziel des konzernweiten Compliance-Management-Systems der Vienna Insurance Group ("VIG") ist es, einerseits sicherzustellen, dass die für die VIG geltenden Rechtsbestimmungen sowie freiwillig über-nommenen Verpflichtungen eingehalten werden und andererseits eine Kultur der Integrität zu fördern, um die Reputation und den guten Ruf des Unternehmens zu schützen.

Der im Jänner 2015 etablierte Bereich „Group Compliance“ nimmt die Compliance-Aufgaben sowohl in der VIG Holding als Einzelgesellschaft als auch auf der Gruppenebene wahr und beschäftigt sich u.a. mit den Themen Versicherungsrecht (inkl. Solvency II), Emittenten-Compliance, Antikorruption, Vertraulichkeit und Datenschutz sowie Sanktionen und Embargos. Außerdem legt der Bereich Compliance-Standards fest, die Förderung des Bewusstseins für Compliance im VIG Konzern zum Gegenstand haben.

Der Group Compliance Officer ist dem Gesamtvorstand unterstellt und berichtet direkt an diesen. Organisatorisch ist sie von den anderen Schlüsselfunktionen der VIG getrennt, bei Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig und mit keinen operativen Aufgaben der VIG im Sinne der Kerngeschäftstätigkeit betraut.

Die Compliance-Organisation der VIG ist dezentral aufgebaut: Der Group Compliance Officer arbeitet in enger Abstimmung mit den Compliance-Ansprechpersonen der VIG Holding (vorwiegend Inhaber von Schlüsselfunktionen, Bereichsleiter und Sonderbeauftragte) und lokalen Compliance-Beauftragten der Konzerngesellschaften zusammen und koordiniert die Kommunikation mit diesen. Die Compliance-relevanten Themen werden u.a. im Rahmen von regelmäßig stattfindenden Compliance-Komitee-Sitzungen behandelt.

Rechtskonformes und Ethisches Verhalten

Die VIG hat null Toleranz gegenüber Betrug und Korruption und lehnt jede Form von Korruption und Bestechung ausdrücklich ab. Strikt verboten sind demnach Angebot und/oder Annahme von Bestechungsgeldern sowie jegliche andere Formen von Korruption (sowohl im Privatsektor als auch im öffentlichen Bereich). Transparenz und Integrität sowie Einhaltung von Gesetzen zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung werden von der VIG in allen Geschäftsbereichen gefordert und es wird großer Wert darauf gelegt, dass sich alle Konzernunternehmen sowie deren Mitarbeiter rechtskonform und ethisch korrekt verhalten. Für alle Mitarbeiter der VIG gilt verpflichtend der Code of Business Ethics (ein konzernweit einheitlicher Verhaltenskodex), der Grundsätze betreffend Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zur Antidiskriminierung, zur Vermeidung von Korruption und Bestechung sowie Insider-Handel, zu Vertraulichkeit und Datenschutz und zum verantwortungsvollen Umgang mit der Umwelt sowie Fragen der sozialen Verantwortung festlegt und im Intranet der VIG verfügbar ist.

Für die Anwendung des Code of Business Ethics ist auf oberster Ebene der Vorstand der VIG verantwortlich. Die Führungskräfte tragen die Verantwortung für die Befolgung der Regelungen in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Die Compliance-relevanten Themen werden den Mitarbeitern im Rahmen von Compliance-Schulungen vermittelt.

Kontrolle über die Einhaltung der Vorkehrungen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption

Um die Werte und Normen der VIG nicht nur zu vermitteln, sondern deren Einhaltung, insbesondere hinsichtlich Sachverhalte im Zusammenhang mit Bestechung und Korruption, auch zu kontrollieren, überprüft die Interne Revision in regelmäßigen Abständen, ob es verdächtige Verhaltensweisen bzw. Vorfälle gibt, die ein rechtswidriges Verhalten vermuten lassen. Neben Routineprüfungen kommt es auch zu anlassbezogenen Sonderprüfungen in jenen Fällen, in denen konkrete Verdachtsmomente eine solche Prüfung sinnvoll und notwendig erscheinen lassen.

Anlaufstelle für Fragen zu Bestechung und Korruption

Der Bereich Group Compliance steht als Anlaufstelle für die Beantwortung von konkreten Fragen und die Abgrenzung von Zweifelsfragen zur Verfügung.

Umgang mit Hinweisen zu Bestechung und Korruption

Konkrete Verdachtsmomente können beispielsweise aufgrund von Beobachtung unüblicher Abläufe und Ereignisse, die den bisherigen Erfahrungswerten widersprechen, entstehen, aber auch aufgrund von Hinweisen, dass der Verdacht von rechtswidrigem Vorgehen in Form von Bestechung und Korruption aufgetaucht ist.

Dabei ist es vollkommen unerheblich, in welcher Form diese Hinweise erfolgen – allen Hinweisen, auch anonymen oder verdeckten, wird mit großer Sorgfalt nachgegangen. Die damit im Zusammenhang stehenden Sachverhalte, Abläufe und handelnden Personen werden genau und so lange überprüft, bis jeder Verdacht restlos ausgeräumt und alle Ungereimtheiten aufgeklärt wurden.

Umgang bei Aufdeckung von Bestechungs- und Korruptionsfällen

Für den Fall, dass sich Verdachtsmomente im Zuge der Prüfung erhärten und als richtig herausstellen sollten, wird mit aller Härte durchgegriffen und entsprechende Maßnahmen gesetzt.

 

Kontaktdaten des Group Compliance Officers der VIG:

MMag. Jasmin Schwarz
Schottenring 30
1010 Wien
E-Mail: jasmin.schwarz@vig.com